Colombia: Procurement Manager, USAID/OTI Colombia Transforma, Bogota

Procurement Manager, USAID/OTI Colombia Transforma, Bogota

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

The Procurement Manager (PM) is responsible for overseeing the management of all procurement in the program. The PM will supervise the Procurement Specialists (PS) on all national and field teams. S/he ensures that procurement processes, procedures, planning, and workflow are carried out in accordance with the agreements on grant activities, implementation plans, MSI policies, and donor standards. S/he will be based in Bogot and will travel to the field offices occasionally when required.

Responsibilities:

• Supervise Procurement Specialists, track performance, and identify areas for improvement.

• Coordinate the work of the procurement team and maintain an up-to-date list of all the processes each team member is responsible for, ensuring that all activities of the Program Teams are running efficiently and in a timely manner and keeping with implementation plan times.

• Support and guide the PS in the preparation of documents such as Memoranda of Negotiation (NM) and Justification & Approval (J & A).

• Ensure that all procurement processes are carried out in accordance with USAID standards, procedures and specifications established for the program and with transparency from the community perspective.

• Ensure that these processes are documented in accordance with USAID standards and that recruitment selections are the most reasonable, fair, expeditious, and appropriate under the Procurement Field Guide, including the approval of procurement under delegation of his authority.

• Participate in team meetings, Yellow Light meetings, final evaluations, and management meetings.

• Support capacity building and / or training for supervised team members as needed, in coordination with DCOP-O.

• If DCOP-O is not available, act as alternate in procurement activities and decisions in coordination with the Finance and Administration Manager who will act as DCOP-O.

• Support PSs in Supplier Development. Identify, contact, visit, and specify key suppliers for different goods and services that may be required by the program, with the purpose of soliciting proposals to award BOAs / BPAs.

• Review and approve the procurements, especially those in excess of US $3,500, before the purchase order is sent to the supplier. Ensure that procurements of less than US $ 3,500 are made in a transparent manner.

• Review and approve the disbursement request, and all supporting documents, before the process leader submits it for signature of the DCOP-O.

• Coordinate the competition, as formally defined by objective or amount.

• Carry out procurements to support specialists when required while maintaining a large workflow.

• Provide support and permanent guidance to the Specialists and Logistics and Procurement Assistants in the process so that the purchases are made according to the procedures of the moment and in a timely manner, helping to solve any problems that may arise.

• Review and update the Procurement Manual to suggest clarification to the purchasing process, for approval of home office. Identify and incorporate ways to improve the efficiency and effectiveness of the procurement processes of the program.

• Standardize processes and formats. Once the manual has been reviewed and the adjustments have been approved by the home office, unify the processes, adjust the formats, and develop a tool that facilitates the implementation of the defined process. Suggest changes to the processes and formats as the needs are identified and contribute to a better understanding and operation of the same.

Qualifications:

• Three to five years of previous experience in a similar position, preferably on fast-paced small grants programs.

• At least a Bachelors degree in a relevant field.

• Specialized training in procurement and/or logistics management. Knowledge of USAID procurement policies and procedures is desirable.

• Demonstrated financial and reporting skills.

• Proven ability to train and/or deliver technical assistance in grants and procurement to local NGOs/CSOs and other beneficiaries.

• Supervisory experience including team coaching and day to day oversight.

• Excellent organizational and time management skills.

• Advanced computer skills, specifically in MS Word, Excel, and Outlook.

• Determination, commitment, efficiency and adaptability.

• Excellent communication skills as well as: a) proactive problem-solving abilities independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) inter-personal skills, self-awareness and emotional intelligence.

• Ability to work effectively and harmoniously under pressure in a stressful environment and with colleagues from different cultural and professional backgrounds.

• Ability to travel to other project implementation locations.

• Excellent interpersonal and oral communication skills.

• Fluency in English preferred, but not required.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Gerente de Compras, USAID/OTI Colombia Transforma, Bogot

Resumen del proyecto:

El Programa USAID/OTI Colombia tiene como objetivo promover la obligacin inicial de implementacin de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rpida y flexible para lograr ganancias rpidas; poner en marcha la implementacin de la paz en la geografa de seguridad nacional ms crtica de acuerdo con la priorizacin realizada por GOC; y proporcionar asistencia tcnica puntual y estratgica a tres niveles de gobierno.

**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.

Resumen del cargo:

El Gerente de Compras (PM) es responsable de supervisar la administracin de todas las adquisiciones en el programa. El PM supervisar a los Especialistas en Adquisiciones (PS) en todos los equipos nacionales y de campo. Asegura que los procesos de adquisicin, los procedimientos, la planificacin y el flujo de trabajo se lleven a cabo de acuerdo con los acuerdos sobre las actividades de la subvencin, los planes de implementacin, las polticas de MSI y las normas de los donantes. Tendr su base en Bogot y viajar a las oficinas de campo ocasionalmente cuando sea necesario.

Responsabilidades:

• Supervisar especialistas en adquisiciones, realizar un seguimiento del rendimiento e identificar

reas de mejora.

• Coordinar el trabajo del equipo de adquisiciones y mantener una lista actualizada de todos los

procesos de los que cada miembro del equipo es responsable, asegurando que todas las actividades de los Equipos del Programa se ejecuten de manera eficiente y de manera oportuna y de acuerdo con los tiempos del plan de implementacin .

• Apoyar y guiar al PS en la preparacin de documentos como los Memorandos de negociacin

(NM) y la Justificacin y aprobacin (J&A).

• Asegurar que todos los procesos de adquisicin se realicen de acuerdo con los estndares,

procedimientos y especificaciones de USAID establecidos para el programa y con la transparencia desde la perspectiva de la comunidad.

• Asegurarse de que estos procesos estn documentados de acuerdo con las normas de USAID y

que las selecciones de reclutamiento sean las ms razonables, justas, expeditas y apropiadas de acuerdo con la Gua de campo de adquisiciones, incluida la aprobacin de adquisiciones bajo la delegacin de su autoridad.

• Participar en reuniones de equipo, reuniones de luz amarilla, evaluaciones finales y reuniones de

administracin.

• Apoyar el desarrollo de capacidades y / o capacitacin para los miembros supervisados del

equipo, segn sea necesario, en coordinacin con el DCOP-O.

• Si DCOP-O no est disponible, acte como alternativa en las actividades de adquisicin y

decisiones en coordinacin con el Gerente de Finanzas y Administracin, que actuar como

DCOP-O.

• Apoyo a los PS en el desarrollo de proveedores. Identifique, contacte, visite y especifique

proveedores clave para diferentes bienes y servicios que pueda requerir el programa, con el

propsito de solicitar propuestas para otorgar BOA / BPA.

• Revise y apruebe las adquisiciones, especialmente aquellas que excedan los US $ 3,500, antes de

enviar la orden de compra al proveedor. Asegrese de que las compras de menos de US $ 3,500

se realicen de manera transparente.

• Revise y apruebe la solicitud de desembolso, y todos los documentos de respaldo, antes de que el

lder del proceso la enve para la firma del DCOP-O.

• Coordinar la competencia, segn lo definido formalmente por objetivo o cantidad.

• Lleve a cabo adquisiciones para apoyar a los especialistas cuando sea necesario, manteniendo un

gran flujo de trabajo.

• Brindar apoyo y orientacin permanente a los Especialistas y Asistentes de Logstica y

Adquisiciones en el proceso para que las compras se realicen de acuerdo con los procedimientos del momento y de manera oportuna, ayudando a resolver cualquier problema que pueda surgir.

• Revise y actualice el Manual de adquisiciones para sugerir una aclaracin al proceso de compra,

para la aprobacin de la oficina central. Identificar e incorporar formas de mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos de adquisicin del programa.

• Estandarizar procesos y formatos. Una vez que el manual ha sido revisado y los ajustes han sido aprobados por la oficina central, unifique los procesos, ajuste los formatos y desarrolle una herramienta que facilite la implementacin del proceso definido. Sugiera cambios en los procesos y formatos a medida que se identifiquen las necesidades y contribuya a una mejor comprensin y funcionamiento de los mismos.

Requisitos:

• De tres a cinco aos de experiencia previa en una posicin similar, preferiblemente en programas de pequeas donaciones de ritmo acelerado.

• Al menos un ttulo en un campo relevante.

• Formacin especializada en compras y / o gestin logstica. El conocimiento de las polticas y procedimientos de compras de USAID es deseable.

• Demostradas habilidades financieras y de presentacin de informes.

• Capacidad comprobada para capacitar y / o brindar asistencia tcnica en gestin de compras a ONG / OSC locales y otros beneficiarios.

• Experiencia de supervisin, incluido el entrenamiento de equipos y la supervisin diaria.

• Excelentes habilidades de organizacin y gestin del tiempo.

• Conocimientos avanzados de computacin, especficamente en MS Word, Excel y Outlook.

• Determinacin, compromiso, eficiencia y adaptabilidad.

• Excelentes habilidades de comunicacin, as como: a) habilidades proactivas de resolucin de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientacin al servicio, y c) habilidades interpersonales, autoconciencia e inteligencia emocional.

• Capacidad para trabajar de manera eficaz y armoniosa bajo presin en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orgenes culturales y profesionales.

• Capacidad para viajar a otros lugares de implementacin del proyecto.

• Excelentes habilidades de comunicacin interpersonal y oral.

• Fluidez en ingls es altamente deseable.

Solamente se contactarn a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

PI113276981

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