Colombia: Finance and Administration Manager, USAID/OTI Colombia, Bogota

Finance and Administration Manager, USAID/OTI Colombia, Bogota

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

The Finance and Administration Manager will oversee all accounting, budgeting and financial operations. S/he will ensure that accounting, budgeting and financial activities are carried out in a manner consistent with the objectives of the project, and in compliance with Colombian law, USAID regulations and MSI policies and procedures. The position will be based in Bogota.

Responsibilities:

• Work closely with Home Office Project Manager and DCOP-O to establish and oversee the management of the project financial systems.

• Support the supervision of the administration, financial, human resources, and technology of the Colombia Transforma program.

• Ensure availability of funds, manage and reconcile any differences with local currency bank accounts.

• Manage and support the payment process for program activities, carry out monitoring of advances and ensure the proper use and management of the financial resources of the program, in line with the requirements of USAID/OTI and MSI.

• Review all payment documentation and verify information prior to approval, signature of the COP and DCOP-O, and payment processing.

• Ensure that accounting and finance actions are compliant with MSI and USAID procedures and regulations; advise COP on policies and regulations related to finance, and administration.

• Represent the program with local administrations (social security, tax authorities, landlord, etc.).

• Work closely with the Social Insurance Office and Tax Department to ensure that all required documents are accurate and updated and compliant with the up to date local regulations and laws governing taxes, contracts, administration and accounting.

• Ensure that the project accounting is properly done in both of the programs accounting systems (QuickBooks and Helisa) systems using the appropriate LCRP codes in coordination with the finance coordinator.

• Support and monitor requests for funds for the implementation of the program in coordination with the finance coordinator.

• Monitor and support proper management and continuous updating of the asset inventory of the program, including transfer of property, disposition plan and any other specific use.

• Support finance team to remain compliant with local accounting laws.

• Monitor final payments for labor contracts under Colombian Law requirements in coordination with the human resources coordinator.

• Provide support to the administrative coordinator process related with the regional and main offices.

• Actively ensure compliance of the programs policies and procedures.

• In coordination with the information technology officer, support the needs of the area contributing to achievement of program objectives.

• Perform other tasks as requested by the COP and DCOP-O.

• This position will report to the DCOP-O.

Qualifications:

• Bachelors degree in finance, business administration, or related field is required.

• Substantial related experience working in project financial management for NGOs with strong knowledge of international donor requirements.

• Knowledge of USAID policies and business practices and direct experience managing the finances and administration of a USAID-funded project are required.

• Familiarity with grants management and project finance management, including financial controls, accounting, auditing, as well as reporting on accruals, pipelines and expenses., etc.

• Advance knowledge of all Microsoft Office programs (Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook and FrontPage).

• Determination, commitment, efficiency and adaptability.

• Excellent communication skills as well as: a) proactive problem-solving abilities independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) inter-personal skills, self-awareness and emotional intelligence.

• Ability to work effectively and harmoniously under pressure in a stressful environment and with colleagues from different cultural and professional backgrounds.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Gerente de Finanzas y Administracin, USAID/OTI Colombia, Bogot

Resumen del Proyecto:

El Programa USAID/OTI Colombia tiene como objetivo promover la obligacin inicial de implementacin de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rpida y flexible para lograr ganancias rpidas; poner en marcha la implementacin de la paz en la geografa de seguridad nacional ms crtica de acuerdo con la priorizacin realizada por GOC; y proporcionar asistencia tcnica puntual y estratgica a tres niveles de gobierno.

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.

Resumen del Cargo:

El Gerente de Finanzas y Administracin supervisar todas las operaciones contables, presupuestarias y financieras. Se asegurar de que las actividades contables, presupuestarias y financieras se lleven a cabo de manera consistente con los objetivos del proyecto y de conformidad con la ley colombiana, las regulaciones de USAID y las polticas y procedimientos de MSI. El puesto tendr su sede en Bogot.

Responsabilidades:

• Gestionar en estrecha colaboracin con el administrador de proyectos de Home Office y DCOP-O para establecer y supervisar la administracin de los sistemas financieros del proyecto.

• Apoyar la supervisin de la administracin, los recursos financieros, los recursos humanos y la tecnologa del programa Transforma de Colombia.

• Asegure la disponibilidad de fondos, administre y reconcilie cualquier diferencia con las cuentas bancarias en moneda local.

• Gestionar y respaldar el proceso de pago de las actividades del programa, realizar un seguimiento de los avances y garantizar el uso y la gestin adecuados de los recursos financieros del programa, en lnea con los requisitos de USAID / OTI y MSI.

• Revise toda la documentacin de pago y verifique la informacin antes de la aprobacin, la firma de la COP y DCOP-O, y el procesamiento de pagos.

• Asegurarse de que las acciones contables y financieras cumplan con los procedimientos y regulaciones de MSI y USAID; Asesorar a la COP sobre polticas y regulaciones relacionadas con finanzas y administracin.

• Representar el programa ante las administraciones locales (seguridad social, autoridades fiscales, arrendador, etc.).

• Trabajar en estrecha colaboracin con la Oficina de Seguros Sociales y el Departamento de Impuestos para garantizar que todos los documentos requeridos sean precisos y estn actualizados y cumplan con las regulaciones y leyes locales actualizadas que rigen los impuestos, contratos, administracin y contabilidad.

• Asegrese de que la contabilidad del proyecto se realice correctamente en los sistemas de los sistemas de contabilidad del programa (QuickBooks y Helisa) utilizando los cdigos LCRP apropiados en coordinacin con el coordinador de finanzas.

• Respaldar y monitorear las solicitudes de fondos para la implementacin del programa en coordinacin con el coordinador de finanzas.

• Supervisar y respaldar la gestin adecuada y la actualizacin continua del inventario de activos del programa, incluida la transferencia de propiedad, el plan de disposicin y cualquier otro uso especfico.

• Apoyar al equipo de finanzas para que cumpla con las leyes contables locales.

• Supervisar los pagos finales de los contratos laborales segn los requisitos de la ley colombiana en coordinacin con el coordinador de recursos humanos.

• Brindar apoyo al proceso del coordinador administrativo relacionado con las oficinas regionales y principales.

• Asegurar activamente el cumplimiento de las polticas y procedimientos del programa.

• En coordinacin con el oficial de tecnologa de la informacin, respaldar las necesidades del rea que contribuyen al logro de los objetivos del programa.

• Realizar otras tareas segn lo solicitado por la COP y DCOP-O.

• Esta posicin reportar al DCOP-O.

Competencias:

• Se requiere una ttulo en finanzas, administracin de empresas o un campo relacionado.

• Experiencia sustancial relacionada con el trabajo en gestin financiera de proyectos para ONG con un slido conocimiento de los requisitos de los donantes internacionales.

• Se requiere conocimiento de las polticas y prcticas comerciales de USAID y experiencia directa en el manejo de las finanzas y la administracin de un proyecto financiado por USAID.

• Familiaridad con la gestin de subvenciones y la gestin de proyectos financieros, incluidos los controles financieros, contabilidad, auditora, as como la presentacin de informes sobre acumulaciones, canalizaciones y gastos, etc.

• Avanzar en el conocimiento de todos los programas de Microsoft Office (Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook y FrontPage).

• Determinacin, compromiso, eficiencia y adaptabilidad.

• Excelentes habilidades de comunicacin, as como: a) habilidades proactivas de resolucin de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientacin al servicio, yc) habilidades interpersonales, autoconciencia e inteligencia emocional.

• Capacidad para trabajar de manera eficaz y armoniosa bajo presin en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orgenes culturales y profesionales.

Solamente se contactarn a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

PI113276919

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