Administrative Specialist, USAID/OTI Colombia:
Cucuta, Norte de Santander
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Company Profile: **
MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible, and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.
**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.
Position Summary:
Based in Cucuta, the Administrative Specialist (AS) manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the administrative team, provides overall administrative management in the regional offices, and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Administrative Coordinator.
Responsibilities:
- Responsible for the overall administrative operations of the office.
- Welcome and attend to all office guests and answer the office phone.
- Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies; and maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets.
- Organize, file, and send necessary financial and program information to Bogotá, related to project functions and administration in coordination with supervisor.
- Assist with coordinating arrangements for on-site meetings/events, also providing logistical organization support for visiting consultants.
- Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities as required, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment.
- Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements.
- Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
- Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
- Organize supporting documentation for payments issued by the project.
- Review travel expense reports for local project staff and provide comments for review.
- Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
- Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program's security staff apprised of staff movements.
- Any other assignments as determined.
Qualifications:
- 1-2 years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field.
- Technical studies or degree in business administration.
- Experience using Excel and MS Office.
- Highly organized, strong work ethic, and attention to detail.
- Experience working in remote and complex areas.
- Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence.
- Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
- Disposition to follow instructions and procedures.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.
Especialista Administrativo, USAID/OTI Colombia:
Cúcuta, Norte de Santander
Perfil de la Compañía:
MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
El programa OTI/Colombia está dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rápida para victorias rápidas; iniciar la implementación de la paz en las geografías de seguridad nacional más importantes, y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a los tres niveles de gobierno.
**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.
Resumen del Cargo:
Basada en Cúcuta, el/la Especialista Administrativo/a maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logística para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administración (FAM) y proporciona gestión administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportará al Coordinador Administrativo.
Experiencia:
- Responsable por las operaciones administrativas de la oficina.
- Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina.
- Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto.
- Organizar, archivar, y mandar información financiera y del Programa necesaria a Bogotá, en relación con las funciones y la administración del proyecto, coordinando con FAM.
- Apoyar la coordinación de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logística para los consultores visitantes.
- Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Finanzas y Administración, incluyendo la gestión de los pagos, informes, y reposición de la caja menor.
- Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogotá para hacer arreglos de viaje.
- Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación.
- Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
- Organizar la documentación de los pagos emitidos por el proyecto.
- Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la FAM para su revisión.
- Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones.
- Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.
- Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP, DCOP o FAM.
Competencias:
- 1-2 años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente con programas de cooperación en el campo.
- Estudios técnicos o licenciados en administración de empresas.
- Experiencia utilizando Excel y MS Office.
- Altamente organizada, fuerte ética de trabajo y atención al detalle.
- Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas.
- Se requieren excelentes habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, y c) adaptación al cambio e inteligencia emocional.
- Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes.
- Disposición a seguir instrucciones y procedimientos.
Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.
Para aplicar: www.msiworldwide.com
PI119404373