Mali: Administrative Associate Mali High Impact Health Services

Administrative Associate

Mali High Impact Health Services / Services de Sant Grand Impact, Mali (HIHS/SSGI)

Project Summary:

The High Impact Health Services II (HIHS) program assists the Government of Mali Ministry of Health to improve and apply high impact health services to end preventable child and maternal deaths at the community level. The goal of the program is to assist the Ministry of Health by focusing on three critical health system components at the community level health service delivery, social and behavior change, and health system strengthening. MSI works on health systems strengthening with ASACOs and CSComs and the regional, district, and community-level health ministry actors. MSI is working in a consortium led by Save the Children .

*Only Malian citizens or holders of valid Malian work permits are eligible to apply. MSI is an equal opportunity employer and encourages women, people of all social groups and people living with disabilities to apply if qualified

Position Summary:

Management Systems International (MSI), a U.S. based international development firm is recruiting for an Operations and Finance Assistant. The project is in the final phase of implementation and will be ending on January 31, 2019. This employee will provide administrative and financial support to the project team based in Bamako for the remainder of the High Impact Health Services (HIHS) project: supporting and directly coordinating with the project management team located in the U.S. and the Financial/Close-out Specialist to ensure overall administration of daily operations and closeout.

Responsibilities:

• Provide administrative support and assist the Field Team based in Bamako and the Home Office. Management Team based in the U.S. with administration duties, such as time keeping.

• Organize and upload field expense documents, and coordinate with Home Office as needed.

• Maintain electronic files, respond to requests for information, and correspondence as required.

• Maintain electronic and physical files in an organized and up-to-date manner.

• Assist Home Office with the management of personnel files, contracts, and related materials for all field staff, including coordinating payment of taxes.

• Obtain quotes from vendors for goods and services needed and ensure compliance with existing administrative/office procedures

• Prepare checks for payments to employees and local vendors.

• Work closely with program staff to ensure that all logistics needs are met.

• Prepare hard copy weekly field expense report and submit both hard copy and scanned copies to MSI Home Office.

• Assist in project closeout activities; including review of past digital and hard copy financial records, QuickBook entries and field procurement back-up documents.

• Perform other duties as assigned by the Team Lead or a member of the Home Office project team.

Qualifications:

• Minimum three to five years experience working in operations.

• A degree in accounting Bachelors degree is preferred

• Ability to use Microsoft Office programs, including Word and Excel

• Excellent organization skills and strong verbal and written communication skills

• Ability to communicate with a high degree of professionalism, adaptability and organization

• Be a highly motivated team member and self-starter with superior problem-solving skills.

• Be able to multi-task and operate in a fast-paced environment

• Attention to detail and accuracy and willingness to learn is a must

• Prior experience with logistics in Mali

• Fluency in French required. English is helpful, but not essential.

• Knowledge of QuickBooks is preferred.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

Level of Effort

Approximately four months, depending on the start date. This is a short-term position.

Period of Performance

10/01/2019 01/31/2019

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Associ(e) Administratif (ve)

Programme Services de Sant Grand Impact, Mali (SSGI)

Contexte/Rsum de Projet :
Le programme Service de Sant Grand Impact II (SSGI) est conu pour aider le ministre de sant du gouvernement de Mali amliorer certains services de sant fort impact ainsi que dliminer les dcs vitables infantile et maternelle au niveau communautaire. Lobjectif du programme est de fournir de lassistance au ministre de la sant malien en mettant laxe sur trois lments des services de sant essentiels ces niveaux locales - la prestation des services de sant, la transformation socital et comportemental, et le renforcement du systme de sant.MSI travaille sur le renforcement des systmes de sant avec les ASACO, CSComs ainsi que les acteurs des ministres de la sant aux niveaux rgional, de district et communautaire. MSI travaille dans un consortium dirig par Save the Children.

* Seuls les citoyens maliens ou les dtenteurs d'un permis de travail malien valide sont ligible pour le poste. MSI, titre demployeur souscrivant au principe de lgalit daccs lemploi, encourage pleinement les femmes, les personnes de tous groupes sociaux, ainsi que les personnes handicapes postuler si qualifis.

Description du poste:

Management Systems International (MSI), une socit amricaine de dveloppement international, cherche actuellement pourvoir le poste dAssoci(e) Adminisratif (ve) bas Bamako, Mali.

Le projet est en phase finale de mise en uvre et se terminera le 31 janvier 2019. LAssoci(e) Administratif (ve) fournira un soutien administratif et financier l'quipe de projet base Bamako pour le reste du projet de services de sant impact lev (HIHS). Il/elle fournira des services dappui et sera directement en coordination avec l'quipe de gestion de projet situe aux tats-Unis et galement avec le spcialiste des finances / de la clture ; ceux-ci pour assurer la gestion globale des oprations quotidiennes et de la clture.

Responsabilits:

• Fournir un soutien administratif et assister l'quipe de terrain base Bamako. Soutenir galement lquipe du sige base Washington DC avec des tches administratives, telles que la gestion du temps.

• Organiser les documents papiers de dpenses du terrain, les partager avec lquipe du sige, et coordonner avec lquipe en fonction des besoins.

• Tenir jour les fichiers lectroniques, rpondre aux demandes dinformation du sige et assurer la correspondance au besoin.

• Maintenir en ordre, et jour, les fichiers lectroniques et physiques

• Aider lquipe du sige grer les dossiers du personnel, les contrats et le matriel associ pour tout le personnel sur le terrain, notamment en coordonnant le paiement des taxes.

• Obtenir les devis des fournisseurs pour les biens et services ncessaires et assurer la conformit avec les procdures actuelles administratives / du bureau.

• Prparer les chques pour les paiements aux employs et aux fournisseurs locaux.

• Travailler en troite collaboration avec le personnel du programme pour s'assurer que tous les besoins logistiques sont satisfaits.

• Prparer chaque semaine les papiers des rapports de dpenses sur le terrain et soumettre ces copies papier, numrises pour le partage avec lquipe du sige.

• Assister aux activits de clture du projet ; y compris la revue des documents lectronique et copie physique sur ltat financier, les entres QuickBook et les documents des achats sur le terrain.

• Effectuer d'autres tches attribues par le chef d'quipe ou un membre de l'quipe du sige.

Qualifications:

• Minimum de trois cinq ans dexpriences oprationnelle

• Une license de comptabilit est prfrable

• Capacit utiliser les programmes Microsoft Office, y compris Word et Excel

• Excellentes capacit organisationnelles et fortes comptences en communication crite et verbale

• Capacit communiquer avec un haut degr de professionnalisme, dadaptabilit et dorganisation

• Disposition dun esprit dquipe, motiv(e) et dote dune grande capacit de rsolution des problmes.

• Capacit d'effectuer plusieurs tches la fois et de fonctionner dans un environnement rythme acclr

• Disposition de prcision et soucis du dtail, et disposition dune volont dapprendre sont ncessaire

• Exprience pralable en logistique au Mali

• Matrise du franais requise. L'anglais est utile mais pas indispensable

• La connaissance de QuickBooks est prfrable.

Seuls les candidats slectionns pour un entretien seront contacts. Aucun appel tlphonique sil vous plait.

Niveau deffort

Environ quatre mois, en fonction de la date de dbut. Cest une position court terme.

Periode de Performance

01/10/2019 31/01/2019

MSI est un employeur de vtrans EEO / AA / ADA.

PI113277668

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