Senegal: Logistics and Administration Assistant USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project, Dakar, Senegal

Logistics and Administration Assistant

USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project, Dakar, Senegal

Project Summary:

The four-year USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project (MEP Senegal) provides USAID/Senegal with performance measurement and management support activities, including, but not limited to, monitoring and evaluation design, program evaluation design and implementation, impact evaluation design and implementation, sectoral assessments, surveys, activity/project design, target setting, and statement of work (SOW) development for evaluation activities. This contract seeks to improve performance management at all levels to help the Mission meet Agency requirements, make better informed strategic and management decisions, and advance Agency learning.

****Please note: Only *Senegalese***** citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The person hired for this position will support the financial and administrative team, and will serve as administrative assistant, logistics and receptionist. He/she will maintain the office in an efficient manner, manage supplies, assist and coordinate meetings and workshops.

Responsibilities:

• Coordinate the logistics of the office with project drivers and vehicle rental companies during fieldwork in the country and in the subregions. Keeping records of all missions; vehicle mileage records
• Maintain appointment calendars with regular follow-ups to confirm receipt of official correspondence, reservations, and other communications; schedule appointments.
• Organize and arrange local travels hotel reservations for consultants and staff;
• Answer the front desk phone, welcome and direct all visitors
• Manage petty cash under the supervision of Finance Manager
• Arrange and track the movements of project vehicles
• Management of incoming and outgoing mail
• Photocopy/Scan administrative and financial documents under FLA supervision
• Place and track office supply orders and stockings, coordinate supplies for workshops, trainings and missions. Ensure a sufficient supply of printing paper, cartridge, cleaning products)
• Organize travel of staff/consultants
• Monitors and controls the execution of maintenance contracts for the equipment of the office.
• Manage the office check-in / check-out spreadsheets
• Other, as determined by the Project Manager and Director of Finance and Administration

DEADLINE APPLICATION: MARCH 20, 2019

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Assistant(e) Logistique et Administratif(ive)

Projet de Suivi-Evaluation auprès de la Mission de l'USAID au Sénégal

Dakar, Sénégal

Résumé du Poste :

Le postulant soutiendra l'équipe financière et administrative, et servira comme assistant(e) administratif(ve), logistique et réceptionniste – maintenir le bureau d'une manière efficace, gérer les approvisionnements, et assister et coordonner les réunions / présentations, TPM ….

Responsabilités :

• Coordonner la logistique du bureau avec les chauffeurs du projet et des compagnies de location de véhicule lors des travaux de terrain à l'intérieur du pays et dans la sous-région, y compris tenir un dossier des trajets ; vérifier leur registre de kilométrage ;
• Tenir le registre des rendez-vous avec un suivi réguliers pour confirmer réception de correspondances officielles, des réservations, et autres communications ; planifier les rendez-vous
• Arranger les réservations d'hôtel et les déplacements des équipes de consultants et du personnel ;
• Soutenir l'approvisionnement des fournitures de bureau (e.g. pour les ateliers, formations) et assurer une réserve suffisante de papier, cartouche, produits de nettoyage, etc) ;
• Accueillir et s'occuper de tous visiteurs ; répondre au téléphone ;
• Gérer la petite caisse sous la supervision du Finance Logistique Manager
• Arranger et suivre les déplacements des véhicules du projet
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Faire la photocopie des documents administratives et financières sous la supervision du FLA
• Assurer le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements
• S'occuper de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou des consultants
• Vérifier l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer
• Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
• Gérer le tableau d'enregistrement des départs et arrivées du bureau
• Autre, comme déterminée par le Chef du Projet et Directeur des Finances et de l'Administration

DATE LIMITE APPLICATION : 20 MARS 2019

PI108364703

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