Senegal: Finance, Logistics and Administrative Manager- Associé(e) Financier/ère, Logistique et Administratif/ive USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project

Finance, Logistics and Administrative Manager,

USAID Senegal Monitoring & Evaluation Project, Dakar, Senegal

Project Summary:

The three-year USAID Senegal Monitoring & Evaluation (M&E) project will provide USAID/Senegal with performance measurement and management support activities, including, but not limited to, monitoring and evaluation design, program evaluation design and implementation, impact evaluation design and implementation, sectoral assessments, surveys, activity/project design, target setting, and statement of work (SOW) development for evaluation activities. This contract seeks to improve performance management at all levels to help the Mission meet Agency requirements, make better informed strategic and management decisions, and advance Agency learning.

\Please note, only Senegalese citizens are eligible to apply**

Position Summary:

The Finance, Logistics and Administrative Assistant will report directly to the Chief of Party and the Director. The position will be responsible for supporting all activities related to office administration, operations, logistics, finance, and program implementation.

Salary: FSN 7

Responsibilities:

• Carry out program logistics including procurement of supplies, and contractors as needed.
• Organize logistics of in-country trainings and conferences.
• Coordinate his/her activities with the Chief of Party and the Director of Finance and Administration.
• Provide personnel, finance, legal, and security support to the program as needed.
• Ensure effective use of funds only for purposes described in the program design and budget and per guidance provided by the Chief of Party and the Director of Finance and Administration.
• Follow MSI’s financial and procurement policies and procedures.
• Liaise with service providers as needed.
• Obtain information and quotes for procurement processes.
• Oversee the administration of program files and relevant documents, including the filing of documents, physically and electronically.
• Registering and tracking all incoming and outgoing physical correspondence.
• Perform receptionist and operator tasks as needed.
• Assist in the preparation and implementation of financial processes as needed.
• Manage MSI equipment and assets.
• Perform other logistical and administrative tasks within the program’s scope of activities, as instructed by management.

Qualifications:

Candidates must be well organized, able to work independently, skilled at handling multiple tasks, able to meet deadlines and work in stressful situations. Other specific qualifications include:

• Minimum five years office experience; prior experience working for international organizations or donors preferred.
• Office administration and/or management experience.
• Experience managing logistics for conferences, trainings and study tours.
• Excellent oral & written communication skills.
• Strong computer skills, including Microsoft Word, Excel and Outlook.
• Experience providing logistics and administrative support for USAID programs preferred.
• Strong interpersonal skills, ability to interact effectively with partners, donors and other relevant stakeholders and personnel associated with this program.
• Highly detail-oriented, organized, and able to handle multiple projects at once.
• Fluency in French and professional proficiency in English required.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Associé(e) Financier/ère, Logistique et Administratif/ive,

Projet de Support de Suivi et Évaluation auprès de la

Mission du Sénégal, Dakar

Résumé du projet:

Le projet de support en Suivi et Évaluation (S & E) auprès de la Mission de l’USAID du Sénégal est un contrat de trois à cinq ans qui conduira pour l'USAID / Sénégal, des études et des activités d'évaluation, y compris, mais pas limiter à l’évaluation des activités / la conception de projets et des progrès, les évaluations de rendement , la collecte de données de référence, la définition des objectifs et l'énoncé des travaux (SOW) ainsi que le développement des activités d'évaluation. Ce contrat vise à améliorer la gestion de la performance à tous les niveaux afin d’aider la Mission à répondre aux exigences de l'Agence, prendre des décisions stratégiques et de gestion mieux informées, et approfondir le savoir de l’Agence.

\A noter: Ce poste est local. Seuls les candidates ayant la citoyenneté Sénégalaise peuvent postuler.**

Résumé du poste:

L’Assistant/e Financier/ère, Logistique, et Administratif/ive travaillera sous la direction de la / du Coordinateur/trice du Projet et de la Directeur/trice Financier/ère et Administratif/ive. L’Associé(e) soutiendra toutes activités opérationnelle, logistique, financière et programmatique.

Salaire : FSN 7

Responsabilités:

• Gérer toutes logistiques du projet y compris la gérance des fournitures et des sous-traitants.
• Organiser toutes logistiques liées aux ateliers, aux formations et aux conférences.
• Coordonner les activités du projet avec le/la Directeur/trice du Projet et le/la Directeur/trice Financier/ère et Administratif/ive.
• Apporter du soutien au personnel en matière financière, légale et de sécurité.
• Assurer le bon financement des activités décrites dans le budget du programme ou identifiés par la Directrice du Projet et le/la Directeur/trice Financier/ère et Administratif/ive.
• Respecter et appliquer les politiques et procédures financières et contractuelles de MSI.
• Communiquer avec les prestataires des services.
• Obtenir toute information (y compris devis) requises pour les achats de matériels.
• Superviser l'administration et la mise à jour des dossiers et des documents pertinents du programme, y compris le dépôt de documents, physiquement et électroniquement.
• Suivre et documenter toute correspondance.
• Servir de réceptionniste du bureau selon les besoins.
• Assister dans la préparation et mise en œuvre de toute logistique financière.
• Gérer tous les équipements et les biens du projet.
• Effectuer toutes autres taches logistiques et administratives, dans le cadre du projet.

Qualifications:

• Une expérience de cinq (5) ans dans une fonction administrative ; une expérience avec des organisations internationales est préférable.
• Une expérience de gestion des logistiques pour les conférences, formations et ateliers
• Excellente capacité orale et écrite.
• Très bonne maitrise des logiciels y compris Microsoft Word, Excel et Outlook.
• Une expérience de soutien auprès des projets de l’USAID préférée.
• Très bonnes compétences interpersonnelles, la capacité d'interagir efficacement avec les partenaires, les donateurs et les autres parties prenantes et le personnel associé à ce programme.
• Bonne organisation, attention aux détails, et l’expérience à gérer de plusieurs taches.
• Maitrise du Français et compétence professionnel en Anglais.

Seuls les candidat(e)s sélectionnés pour un entretien seront contacté(e)s. Aucun appel téléphonique, s’il vous plait.

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PI92457677

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