Administrative Specialist,
Colombia Transforma Program,
Caucasia, Colombia
Company Profile:
MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, peace and stability, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the United Nations Development Program to national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
The Colombia Transforma Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.
**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.
Position Summary:
Based in the Caucasia office, the Administrative Specialist (AS) manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the administrative team, provides overall administrative management in the regional office, and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Administrative Coordinator. The position is a fixed-term labor contract for one year.
Responsibilities:
Responsible for the overall administrative operations of the office
Welcome and attend to all office guests and answer the office phone
Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies
Maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets
Organize, file, and send necessary financial and program information to Bogotá, related to project functions and administration in coordination with supervisor
Assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events
Provide logistical organization support for visiting consultants
Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities as required, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment
Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements
Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation
Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications
Organize supporting documentation for payments issued by the project
Review travel expense reports for local project staff and provide comments for review
Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office
Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program's security staff apprised of staff movements
Any other assignments as determined
Qualifications:
Administration professional or current undergraduate studying business administration
A minimum two years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field
Experience using Excel and MS Office
Highly organized, strong work ethic, and attention to detail
Experience working in remote and complex areas
Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence
Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds
Disposition to follow instructions and procedures
Fluency in Spanish is required
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.
Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with Reasonable Accommodations in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
To apply: Please visit our website www.msiworldwide.com
Especialista Administrativo,
Programa Colombia Transforma,
Caucasia, Colombia
Perfil de la compañía:
MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anticorrupción. MSI ha implementado proyectos en 90 países, como Jordania, Kenia, Indonesia, Siria, Pakistán, Afganistán, Ucrania, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
El Programa Colombia Transforma tiene como objetivo promover la obligación inicial de implementación de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rápida y flexible para lograr ganancias rápidas; poner en marcha la implementación de la paz en la geografía de seguridad nacional más crítica de acuerdo con la priorización realizada por GOC; y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a tres niveles de gobierno.
****Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo. **
Resumen del Cargo:
Basada en la oficina de Caucasia, el/la Especialista Administrativo/a maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logística para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administración (FAM) y proporciona gestión administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportará al Coordinador Administrativo. Contrato a termino fijo inicialmente por un año.
Experiencia:
Responsable por las operaciones administrativas de la oficina
Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina
Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto
Organizar, archivar, y mandar información financiera y del Programa necesaria a Bogotá, en relación con las funciones y la administración del proyecto, coordinando con FAM
Apoyar la coordinación de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logística para los consultores visitantes
Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Finanzas y Administración, incluyendo la gestión de los pagos, informes, y reposición de la caja menor
Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogotá para hacer arreglos de viaje
Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación
Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes
Organizar la documentación de los pagos emitidos por el proyecto
Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la FAM para su revisión
Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones
Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal
Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP, DCOP o FAM
Competencias:
Profesional o estudiante en Administración u otra disciplina relacionada
Mínimo de dos años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente con programas de cooperación en el campo
Experiencia utilizando Excel y MS Office
Altamente organizada, fuerte ética de trabajo y atención al detalle
Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas
Se requieren excelentes habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, y c) adaptación al cambio e inteligencia emocional
Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes
Disposición a seguir instrucciones y procedimientos
Dominio del español es requerido
Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista.
Favor de no llamar.
Adaptaciones para personal discapacitado: MSI se dedica a contratar una fuerza laboral inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de selección, envíe un correo electrónico a MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com con "Adaptaciones razonables" en el título. Nuestro equipo de reclutamiento espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables para los candidatos en estado de discapacidad.
Para aplicar: www.msiworldwide.com
PI123670169