Colombia: Administrative Coordinator

Administrative Coordinator, USAID/OTI Colombia, Bogota

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

The Administrative Coordinator is part of a multidisciplinary Operations Team for the USAID/OTI Colombia Program and will support the establishment and maintenance of a strong support system and internal controls on the administrative side working closely with the Human Resources Coordinator. The Administrative Coordinator will ensure proper function of the Main and Regional Offices. This position is based in Bogotá.

Responsibilities:

• Remotely manage the administrative management of the Program, supervising the Administrative Assistants in the regional offices.
• Monitor and update the inventory of physical assets of the USAID/OTI Colombia Program, in constant coordination with the Information Technology Officer, ensuring proper use of the Program's assets.
• Manage and verify registration of personnel to the social security system, and the corresponding monthly updates to the finance team.
• Collect monthly timesheets and provide updated information for payroll preparations.
• Maintain a tracker of vacations and compensation days.
• Facilitate communication between regional offices to contribute to the proper functioning and standardization of administrative processes.
• Request the returns of disabilities to the social security system as required.
• Maintain a tracker of consultants under operations to support the implementation of the program, including monitoring contracts, affiliations to ARL and review for payments.
• Work with the Human Resources Coordinator to implement occupational health and wellbeing activities for personnel and other activities as required by Colombian labor law.
• Facilitate communication between regional offices to contribute to the proper functioning and standardization of administrative processes.
• Carry out event planning for conferences, workshops, and other events as required.
• Coordinate with the Finance and Administration Manager to procure equipment and supplies for the regional offices and the Bogota office.
• Provide travel planning support for HO visitors as needed.
• Support the Administrative Assistants in the regional offices and Bogotá for the maintenance of contracts for local operations services, including security, local transportation, and cleaning.
• This position reports to the Finance and Administration Manager.
• This position supervises the Administrative Assistant in Bogotá and the Administrative Assistants in the regional offices.
• This position will travel as required to the Regional Offices.

Qualifications:

• Bachelor's degree in Business Administration or other related fields.
• Minimum of 5 years of relevant professional experience.
• Experience working in remote and complex areas is highly desirable.
• Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills both independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaption to change and emotional intelligence.
• Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
• Experience working with USAID programs is highly desirable.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website,www.msiworldwide.com

Coordinador/a Administrativa, USAID/OTI Colombia, Bogotá

Perfil de la Compañía:

MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El Programa USAID/OTI Colombia tiene como objetivo promover la obligación inicial de implementación de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rápida y flexible para lograr ganancias rápidas; poner en marcha la implementación de la paz en la geografía de seguridad nacional más crítica de acuerdo con la priorización realizada por GOC; y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a tres niveles de gobierno.

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.

Resumen del Cargo:

El/La Coordinadora Administrativa es parte de un equipo multidisciplinario del área de Operaciones del Programa Colombia Transforma, que apoyará en establecer y mantener un sistema fuerte de apoyo de los sistemas de control administrativo y trabajando muy cerca con el Coordinador de Recursos humanos. El Coordinador Administrativo asegurará el correcto funcionamiento de la oficina principal y las oficinas regionales. Esta posición está basada en Bogotá.

Responsabilidades:

• Trabajar en coordinación con las Asistentes Administrativas de las oficinas Regionales para apoyar la gestión administrativa del Programa de manera remota.
• Asegurarse y apoyar la verificación de los inventarios tanto de la oficina principal en Bogotá como de las oficinas regionales, de manera que estén siempre actualizados y bien administrados en constante comunicación con el Oficial de Tecnologías de la Información.
• Gestionar y apoyar la formalización de procesos de vinculación de personal de planta al sistema de seguridad social y la correspondiente entrega mensual de novedades al área financiera.
• Recibir mensualmente las hojas de tiempo y preparar información actualizada para los pagos de nómina.
• Mantener actualizado el registro de vacaciones, compensatorios y otros que puedan afectar la hoja de tiempo.
• Gestionar ante el sistema de seguridad social la devolución del pago de incapacidades de los empleados y llevar un registro actualizado.
• Apoyar al Coordinador de Recursos Humanos en actividades de Bienestar y salud ocupacional del personal y las actividades según lo requiera la legislación laboral colombiana.
• Llevar un registro de consultores bajo operaciones para apoyo a la implementación del programa que involucre seguimiento a contratos, afiliaciones a ARL y revisión para pagos.
• Brindar apoyo a necesidades de viajes realizadas por colegas de casa matriz y/o OTI según sea requerido.
• Supervisar y apoyar que los archivos de recursos humanos y toda la documentación requerida esté actualizada y archivada.
• Coordinar y apoyar logísticamente los eventos, encuentros y reuniones requeridas por parte del Programa.
• Facilitar comunicación entre las oficinas regionales para contribuir al buen funcionamiento y estandarización de procesos administrativos.
• Apoyar a las Asistentes Administrativas en las oficinas regionales y Bogotá, para el seguimiento de contratos de servicios locales de operaciones, incluidos los de seguridad, transporte local, y limpieza.
• Este cargo Supervisa a las Asistentes Administrativas en las oficinas regionales y en Bogotá
• Este cargo es supervisado por la/el Gerente Administrativo y Financiero.
• Esta posición requiere realizar viajes a las oficinas regionales según sea necesario.

Competencias:

• Licenciatura en administración de empresas u otros campos relacionados.
• Mínimo de 5 años de experiencia profesional relevante.
• Experiencia trabajo en áreas complejas y remotas es deseable.
• Excelentes habilidades de comunicación como a) proactividad en solución de problemas, b) orientación al servicio c) adaptación al cambio e inteligencia emocional.
• Habilidad para trabajar efectivamente y en equipo bajo presión en coordinación con diferentes áreas.
• Experiencia trabajando con Programas USAID es altamente deseable.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Para aplicar:www.msiworldwide.com

PI116981366

Apply Here

Apply Here