Colombia: Logistics and Procurement Assistant, USAID/OTI Colombia Transforma- Caucasia, Bajo Cauca Antioquia

Logistics and Procurement Assistant, USAID/OTI Colombia Transforma- Caucasia, Bajo Cauca Antioquia

Project Summary:

The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.

Position Summary:

The Logistics and Procurement Assistant (LPA) is part of the procurement team of Colombia Transforma. The position will be based in Caucasia, Bajo Cauca Antioquia, under the supervision of the procurement specialist (PS). The LPA supports the PS in requesting quotes for purchases, completing the selection matrix, legal documents of suppliers, physical and electronic archiving, coordination of material deliveries to beneficiaries of the program, coordination of logistics under activities, preparation of documents for requests for advances and payments, in coordination with the PS. Excellent oral and written communication skills are required, as well as excellent software and file management, knowledge of procurement processes, and recruitment.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Responsibilities:

• Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the PS and Procurement Manager (PM).

• Support the Program Team (EP), in obtaining quotations during the structuring phase of the budgets for the Activities.

• Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals and fill out the selection matrix.

• Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each Activity. Organize, scan and archive information related to purchases on Transforma server and administrative activities as needed.

• Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors.

• Coordinate with the GS, PS and GA Purchasing requests (ARM's).

• Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors.

• Effectively serve as liaison between the Program Team (EP) the PS and the finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities.

• Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity.

• Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested.

• Support in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind.

• Support coordination of activities that require logistics (events, workshops, transportation, food, lodging).

• Assist with special projects and tasks in support of PS, EP and other members of the procurement team, as needed.

• Any other duty that the PS or PM may determine.

• Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties.

• Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team.

• Arrange travel at local or national level as required.

• Track the status of all executed and running processes.

Qualifications:

• Professional or student in administration or other related discipline.

• Experience in administrative and / or financial management.

• Experience in procurement, preferably with USAID programs.

• Skills in handling Excel and Word.

• Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities.

• Experience working in remote and complex areas.

• Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence.

• Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.

• Disposition to follow instructions and procedures.

• Preferred English language skills, but not mandatory.

Solamente se contactarn a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Asistente de Logstica y Compras, USAID/OTI Colombia Transforma, Caucasia, Bajo Cauca Antioquia

Resumen del Proyecto:

El programa OTI/Colombia est dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rpida para victorias rpidas; iniciar la implementacin de la paz en las geografas de seguridad nacional ms importantes, y proporcionar asistencia tcnica puntual y estratgica a los tres niveles de gobierno.

Objeto del Contrato:

El Asistente de Logstica y Adquisiciones (LPA por su abreviatura en ingls) es parte del equipo de gestin de adquisiciones de Colombia Transforma. La posicin est basada Caucasia, Bajo Cauca Antioquia, bajo la supervisin del Especialista en Adquisiciones (PS, por su abreviatura en ingls). El LPA apoya al PS, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de seleccin, documentos legales de proveedores, archivo fsico y electrnico, coordinacin de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinacin de logstica bajo actividades, elaboracin de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinacin con los especialistas de adquisiciones (PS). Se requieren excelentes cualidades de comunicacin orales y escritas, as como un excelente manejo de software y archivos, conocimientos de procesos de compras y contratacin.

*Tenga en Cuenta: Esta es una posicin local. Solo candidatos Colombianos sern considerados.*

Responsabilidades:

• Brindar apoyo administrativo para actividades logsticas y de adquisiciones, segn lo solicitado por el equipo del programa o por los PS y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en ingls).

• Apoyar al Equipo Programtico (EP), en la obtencin de cotizaciones durante la fase de estructuracin de los presupuestos para las Actividades.

• Preparar y lanzar las Solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de seleccin.

• Documentar todos los procesos de solicitudes de cotizacin y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrnicos en la carpeta de cada Actividad. Organizar, escanear y archivar la informacin relacionada con las compras en el servidor Transforma y las actividades administrativas segn sea necesario.

• Realizar la verificacin en listas (ATV por sus siglas en ingls), de los proveedores y subcontratistas.

• Coordinar con el GS, PS y GA las solicitudes de Compras (ARMs por sus siglas en ingls).

• Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas.

• Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programtico (EP) el PS y el equipo del rea de finanzas para proporcionar la documentacin necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.

• Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementacin de cada actividad.

• Asistir a reuniones de campo y dems reuniones y prestar apoyo en la toma de notas segn se solicite.

• Apoyar en la verificacin y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie.

• Apoyar en la coordinacin de actividades que requiera logstica (eventos, talleres, transporte, alimentacin, hospedaje).

• Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del PS, el EP y otros miembros del equipo de compras, segn sea necesario.

• Cualquier otro deber que podr determinar el PS o PM.

• Mantener absoluta discrecin y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeo de sus funciones.

• Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.

• Hacer desplazamientos a nivel local o nacional segn sea requerido.

• Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecucin.

Competencias:

• Profesional o estudiante en administracin u otra disciplina relacionada.

• Experiencia en gestin administrativa y / o financiera.

• Experiencia en compras, preferentemente con programas de USAID.

• Habilidades en el manejo de Excel y Word.

• Capacidad para mantener en ejecucin y controlar varios procesos y / o actividades simultneas.

• Experiencia trabajando en reas remotas y complejas.

• Se requieren excelentes habilidades de comunicacin, as como: a) habilidades proactivas de resolucin de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientacin al servicio, y c) adaptacin al cambio e inteligencia emocional.

• Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presin en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orgenes.

• Disposicin a seguir instrucciones y procedimientos.

• Habilidades en el idioma ingls preferido, pero no obligatorio.

Solamente se contactarn a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

PI113277567

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