Country: Colombia
Closing date: 20 Sep 2019
Grants Specialist, USAID/OTI, Colombia
Ocaa, Norte de Santander
Project Summary:
The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible, and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.
**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.
Position Summary:
The Grants Specialist will be based in the Regional office in Ocaa, Norte de Santander, and is part of the Grants team on the Colombia/OTI Program. This position is primarily responsible for conducting grantee eligibility checks, developing and tracking activity budgets, drafting grant agreements, negotiation memos, and modifications, drafting consulting agreements for consultants under activities, and maintaining all program related files. S/he maintains regular communication with the grantees and conducts site visits, ensuring that all deliverables are met. The position will work closely with the Program Team for monitoring and ensuring compliance with the grant implementation plan.
Responsibilities:
Liaise with communities and/or counterparts within government entities in assigned geographic area to assist the PDO with the development of activities and guide the implementation of projects; develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities.
Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings and other tools.
Create and edit budgets for grant agreements in coordination of the Program Development Officer and Field Officers. (PDO and FO).
Review and adjust grant budgets in consultation with the procurement team.
Ensure proper negotiation of the terms and conditions for Grants Under Contract (both cash and in-kind) and review and analyse budget estimates (for cash or in-kind grants) for allocability, reasonableness and consistency.
Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures and best practices.
Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database.
Complete excluded party verifications and Negotiation Memos.
Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely manner according to deadlines.
Support the M&E Specialist with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the DCOP-O for grant close out.
Have constant and close communication with the Program Team in anticipation of contingencies.
In coordination with the supervisor ensure that Grants has been managed in response to the Program needs.
This position reports to Grants Manager but works closely and coordinates with the Program Team.
Qualifications:
3 years of experience in grants or procurement roles on development projects; specific experience with USAID and OTI project is highly desirable.
Proven ability to maintain professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations, as well as local and national authorities.
Task and detail-oriented, with the ability to work independently and within a team to meet deadlines.
Excellent organizational skills and the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment.
Flexibility and ability to adapt easily to change
Experience working in remote and complex areas.
Excellent communication skills are required as well as a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) assertive communication and emotional intelligence.
Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
Fluency in English is an added advantage.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.
Especialista de Subvenciones, USAID/OTI Colombia
Ocaa, Norte de Santander
Perfil de la compaa:
MSI, una compaa de Tetra Tech, es una compaa de desarrollo internacional en el rea metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 aos ayudando a proporcionar resultados en todos los pases en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluacin (M&E), el desarrollo institucional, la gestin del sector pblico, la gobernabilidad y anti-corrupcin. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 pases, como Jordania, Marruecos, Lbano, Siria, Pakistn, Afganistn, Colombia, y Mxico. Como una de las empresas lderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con ms de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigacin, fundaciones y universidades. Para obtener ms informacin sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com .
Resumen del Proyecto:
El programa OTI/Colombia est dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rpida para victorias rpidas; iniciar la implementacin de la paz en las geografas de seguridad nacional ms importantes, y proporcionar asistencia tcnica puntual y estratgica a los tres niveles de gobierno
**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.
Resumen del Cargo:
El Especialista de Subvenciones estar en cada oficina regional de Ocaa, Norte de Santander, y es parte del equipo de Subvenciones del Programa Colombia Transforma. Bajo la supervisin de la Gerente de Contratos y Donaciones, esta posicin es responsable de la revisin preliminar de posibles entidades beneficiarias; elaboracin, negociacin y seguimiento a los presupuestos de las actividades; elaboracin de convenios, memorandos de negociacin y modificaciones; elaboracin de contratos de consultores bajo convenios y mantener actualizados y completos los archivos de cada actividad. Hacer seguimiento a la recepcin y verificacin de productos/informes o servicios e hitos. Mantener una comunicacin regular con los beneficiarios y llevar a cabo visitas de seguimiento a sus instalaciones, asegurando que se cumplan con las condiciones de los convenios. El especialista de subvenciones realiza los cierres de las actividades, asegurando que cada archivo subvencin est completo y tambin proporciona soporte de seguimiento y evaluacin de manera continua bajo las regulaciones de USAID.
Responsabilidades:
Servir como enlace con las comunidades y/o contrapartes de entidades gubernamentales, en el rea de subvenciones, ayudar al Oficial de Desarrollo de Programa (PDO) con el desarrollo de proyectos y orientar la ejecucin de los proyectos; desarrollar y mantener relaciones amistosas, abiertas, y profesionales con las contrapartes locales, beneficiarias y otras organizaciones internacionales, as como las autoridades locales y nacionales.
Participar en las reuniones semanales donde presenta informes semanales de ejecucin de la subvencin para el resto del equipo del programa.
Revisar con el apoyo del PDO todas las entregas de los hitos/informes de los beneficiarios para la aprobacin final por parte del Director del Programa.
Elaborar y negociar los presupuestos de los convenios de donacin en coordinacin con el PDO y FO.
Seguimiento de los cambios en las necesidades financieras de una actividad y modificar los presupuestos segn sea necesario utilizando la base de datos de la actividad.
Negociar los trminos y condiciones para las subvenciones y la revisin y anlisis de las estimaciones presupuestarias para subvenciones asignables, con razonabilidad y consistencia.
Garantizar el pleno cumplimiento de las polticas, prcticas y procedimientos relacionados con todos los aspectos de las subvenciones discutidos en el Manual de Actividades. Incluyendo procedimientos especficos relativos a conceder el desarrollo, la concesin de subvenciones, conceder la implementacin, monitoreo y evaluacin conceder y realizar el cierre.
Asegurar la preparacin y ejecucin de los documentos de subvencin y los desembolsos de subvenciones consistentes y compatibles con USAID y los requisitos de MSI.
Completar verificaciones de las listas y bases de datos requeridos por USAID antes de adjudicar convenios y contratos.
Mantener la documentacin de subvenciones en formato electrnico, en papel y las copias de respaldo, y asegurar que las donaciones completas y cerradas de manera oportuna de acuerdo a los plazos.
Apoyar la Especialista de M&E con la recopilacin de datos, y con contribuciones a los informes finales de evaluacin.
Revise todos los entregables del concesionario, con el apoyo del PDO, para la aprobacin final por parte del DCOP-O para el cierre de la subvencin.
Tener una comunicacin constante y cercana con el Equipo del Programa en anticipacin de contingencias.
En coordinacin con el supervisor, asegrese de que las subvenciones se hayan gestionado en respuesta a las necesidades del programa.
Esta posicin informa al Gerente de Subvenciones, pero trabaja estrechamente y coordina con el Equipo del programa.
Competencias
Tres aos de experiencia con donaciones o adquisiciones en proyectos de USAID y con OTI es altamente deseable.
Habilidad de mantener relaciones profesionales con las contrapartes locales, beneficiarios, contratistas, proveedores, otras organizaciones internacionales, as como las autoridades locales y nacionales.
Habilidades de organizacin y alta capacidad de manejar mltiples prioridades en un entorno de ritmo rpido.
Alta orientacin al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo.
Habilidades de organizacin y alta capacidad de manejar mltiples prioridades en un entorno de ritmo rpido.
Flexibilidad y alta capacidad de adaptacin al cambio.
Experiencia trabajando en reas remotas y complejas.
Excelentes habilidades de comunicacin como a) destrezas y proactividad en solucin de problemas en forma independiente y en equipo b) orientacin al servicio, c) comunicacin asertiva e inteligencia emocional.
Habilidad para trabajar en equipo bajo presin.
Dominio del Ingls es una ventaja.
Solamente se contactarn a los candidatos que hayan sido seleccionados para una entrevista. Por favor no llamar.
PI113000464
How to apply: