Colombia: Administrative Specialist, USAID/OTI Colombia, Ccuta, Norte de Santander

Administrative Specialist, USAID/OTI Colombia,

Ccuta, Norte de Santander

Project Summary:

The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible, and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

Based in Ccuta, Norte de Santander, the Administrative Specialist (AS) manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the administrative team, provides overall administrative management in the regional offices, and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Administrative Coordinator.

Responsibilities:

• Responsible for the overall administrative operations of the office.

• Welcome and attend to all office guests and answer the office phone.

• Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies; and maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets.

• Organize, file, and send necessary financial and program information to Bogot, related to project functions and administration in coordination with supervisor.

• Assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events, also providing logistical organization support for visiting consultants

• Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities as required, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment.

• Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements.

• Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.

• Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.

• Organize supporting documentation for payments issued by the project.

• Review travel expense reports for local project staff and provide comments for review.

• Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.

• Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Programs security staff apprised of staff movements.

• Any other assignments as determined.

Qualifications:

• 1-2 years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field

• Technical studies or degree in business administration

• Experience using Excel and MS Office

• Highly organized, strong work ethic, and attention to detail

• Experience working in remote and complex areas.

• Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence.

• Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.

• Disposition to follow instructions and procedures.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Especialista Administrativo, USAID/OTI Colombia,

Ccuta, Norte de Santander

Perfil de la Compaa:

MSI, una compaa de Tetra Tech, es una compaa de desarrollo internacional en el rea metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 aos ayudando a proporcionar resultados en todos los pases en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluacin (M&E), el desarrollo institucional, la gestin del sector pblico, la gobernabilidad y anti-corrupcin. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 pases, como Jordania, Marruecos, Lbano, Siria, Pakistn, Afganistn, Colombia, y Mxico. Como una de las empresas lderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con ms de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigacin, fundaciones y universidades. Para obtener ms informacin sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El programa OTI/Colombia est dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rpida para victorias rpidas; iniciar la implementacin de la paz en las geografas de seguridad nacional ms importantes, y proporcionar asistencia tcnica puntual y estratgica a los tres niveles de gobierno.

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.

Resumen del Cargo:

Basada en Ccuta, Norte de Santander, el/la Especialista Administrativo/a maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logstica para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posicin apoya al equipo de Finanzas y Administracin (FAM) y proporciona gestin administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportar a la Coordinadora Administrativa.

Experiencia:

• Responsable por las operaciones administrativas de la oficina.

• Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el telfono de oficina.

• Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto.

• Organizar, archivar, y mandar informacin financiera y del Programa necesaria a Bogot, en relacin con las funciones y la administracin del proyecto, coordinando con FAM.

• Apoyar la coordinacin de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logstica para los consultores visitantes.

• Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logsticas, como lo exige el Gerente de Finanzas y Administracin, incluyendo la gestin de los pagos, informes, y reposicin de la caja menor.

• Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogot para hacer arreglos de viaje.

• Apoyar la organizacin de la logstica y la planificacin de eventos, as como mantener un archivo de toda la documentacin relacionada con la aprobacin.

• Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmacin de la recepcin de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.

• Organizar la documentacin de los pagos emitidos por el proyecto.

• Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la FAM para su revisin.

• Mantener discrecin y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podra encontrar en la ejecucin de sus funciones.

• Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.

• Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP, DCOP o FAM.

Competencias:

• 1-2 aos de experiencia en administracin de oficinas, preferiblemente con programas de cooperacin en el campo

• Estudios tcnicos o licenciados en administracin de empresas.

• Experiencia utilizando Excel y MS Office

• Altamente organizada, fuerte tica de trabajo y atencin al detalle.

• Experiencia trabajando en reas remotas y complejas.

• Se requieren excelentes habilidades de comunicacin, as como: a) habilidades proactivas de resolucin de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientacin al servicio, y c) adaptacin al cambio e inteligencia emocional.

• Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presin en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orgenes.

• Disposicin a seguir instrucciones y procedimientos.

Solamente se contactarn a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

PI112467221

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