Colombia: Procurement Specialist, USAID/ OTI Colombia, Bogot

Procurement Specialist, USAID/ OTI Colombia, Bogotá

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

This position conducts all procurement related to the activities, ensures compliance with USAID and MSI policies and procedures, monitors and implements subcontractors' and vendors' contractual compliance, and coordinates procurement actions as outlined in MSI's Procurement Field Guide. S/he assists with budget development for new activities and coordinates with the field teams on delivery of procured goods and services. S/he works closely with the finance team to ensure timely payments. The position will be based in Bogotá and will be responsible for supporting procurement processes for one of the Regional Teams (Ocaña, Cúcuta, Tumaco, Bajo Cauca or Bogotá).

Responsibilities:

• Coordinate with field teams and Grants Specialists on item specification and budget.
• Perform market research to find item specifications and appropriate vendors.
• Initiate activity procurements as outlined in the Activity Manual Addendum, the Activity Cycle Flowchart and Field Procurement Guide.
• Coordinate the implementation of contracts/procurement procedures; participate in bid-openings and technical and cost evaluations; and perform due diligence for awarded procurements.
• Maintain an updated database of local vendors and a list of prices as a reference for budgeting.
• Travel to project sites when necessary to monitor delivery of procured goods to grantees and inspect quality of goods acquired.
• Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
• Contact all contractors and vendors on invoice or deliverable due dates to confirm submission of contractually-mandated payment documents.
• Work with the Finance and Administration Manager to identify purchase orders that may require modifications or cancellation due to financial or administrative non-compliance.
• Alert the Finance and Administration Manager in the event of missed deadlines or deliverables on the part of vendors.
• Follow up on deadline payments for subcontractors and vendors in order to achieve monthly burn rate.
• Maintain the overall integrity of the procurement filing system.
• Support M&E area with data collection, as needed.
• Close-out each purchase order once completed, according to established policies and procedures.
• Work as part of an activity implementation team along with a Grant Specialist, Program Development Officer, Field Officer and Engineer with the primary responsibility of acquiring goods and services necessary for transition activities.
• Maintain and organize electronic procurement files on Egnyte.
• Work with the Program Team/ Grants Specialists to update and monitor a master deliverable calendar for procurement actions.
• Actively contribute to information sharing within the project.
• This position reports to Procurement Manager but coordinates with the Program Teams.
• Perform other tasks as requested by the Procurement Manager and DCOP-O.

Minimum Qualifications:

• 3 years of experience working with procurements and acquisition processes applying USAID´s policies and procedures; specific experience with OTI is highly desirable.
• Proven ability to maintain professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations, as well as local and national authorities.
• Task and detail-oriented, and able to work independently and within a team to meet deadlines.
• Excellent organizational skills and the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment.
• Flexibility and ability to adapt easily to change
• Experience working in remote and complex areas.
• Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) assertive communication and emotional intelligence.
• Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
• Fluency in English is an added advantage.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Especialista de Compras, USAID/OTI Colombia, Bogotá.

Perfil de la Compañía:

MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El programa OTI/Colombia está dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rápida para victorias rápidas; iniciar la implementación de la paz en las geografías de seguridad nacional más importantes, y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a los tres niveles de gobierno.

**Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.

Resumen del Cargo:

Esta posición lleva a cabo todas las adquisiciones relacionadas con las actividades, asegura el cumplimiento de las políticas de la USAID y MSI y procedimientos, fuentes y monitorea los procesos de compra y entregas con subcontratistas y proveedores. Aplica los procedimientos de adquisición como se indica en el manual de Adquisiciones de MSI. Apoya en la elaboración del presupuesto para nuevas actividades y coordina con los equipos de los territorios en la entrega de los bienes y servicios adquiridos. Trabaja estrechamente con el equipo de finanzas para garantizar los pagos a tiempo. Esta posición también proporciona soporte de seguimiento y evaluación de manera continua. Esta posición está basada en Bogotá y apoyará los procesos de compras de uno de los Equipos Regionales (Tumaco, Bajo Cauca, Cúcuta, Ocaña o Bogotá)

Responsabilidades:

• Coordinar con los equipos regionales y especialistas de subvenciones sobre especificaciones y presupuesto de las actividades.
• Llevar a cabo estudios de mercado para encontrar especificaciones del artículo y proveedores apropiados.
• Adelantas las adquisiciones de las actividades como se indica en la manual de actividades, y el manual de compras.
• Coordinar la aplicación de los procedimientos contractuales / adquisición; participar en la licitación aberturas y evaluaciones técnicas y de costos; y la realización de la diligencia debida para las contrataciones adjudicadas.
• Mantener una base de datos de proveedores y precios actualizada con fines de elaboración de presupuestos.
• Viajar a las oficinas regionales cuando sea necesario para controlar la entrega de los bienes adquiridos a los beneficiarios e inspeccionar la calidad de los bienes adquiridos.
• Contratos de Monitor y órdenes de compra emitidas a los vendedores y seguimiento según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones.
• Póngase en contacto con todos los contratistas y proveedores en las fechas de vencimiento de la factura o se puede entregar para confirmar la presentación de los documentos de pago contractualmente estipulados.
• Coordinar con el Gerente de Administración y Finanzas para identificar órdenes de compra que pueden requerir modificaciones o cancelación debido a incumplimiento financiera o administrativa.
• Mantener la integridad global del sistema de archivo de adquisiciones.
• Apoyar al área de Monitoreo y Evaluación en la recolección de información, notas de actividad según sea necesario.
• Realizar el cierre de las órdenes de compra una vez se hayan completado, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
• Trabajar en equipo para la implementación de la actividad junto con un Especialista de subversiones, Oficial de Desarrollo e ingenieros para coordinar y monitorear calendarios de entrega de las adquisiciones de las actividades
• Mantener organizados los archivos de compras en Egnyte.
• Esta posición reporta al Gerente de compras, pero coordina a diario con el equipo de Programa en función de la implementación de las actividades.
• Realizar otras tareas según lo solicitado por Gerente de compras y DCOP-O, al ser necesario.

Requisitos mínimos:

• Tres años de experiencia con compras y adquisiciones en proyectos de USAID y con OTI es altamente deseable.
• Habilidad de mantener relaciones profesionales con las contrapartes locales, beneficiarios, contratistas, proveedores, otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales.
• Alta orientación al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo.
• Habilidades de organización y alta capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
• Flexibilidad y alta capacidad de adaptación al cambio.
• Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas.
• Excelentes habilidades de comunicación como a) destrezas y proactividad en solución de problemas en forma independiente y en equipo b) orientación al servicio, c) comunicación asertiva e inteligencia emocional.
• Habilidad para trabajar en equipo bajo presión.
• Dominio del Inglés es una ventaja.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Para aplicar: www.msiworldwide.com

PI111755410

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