Colombia: Terminos de Referencia | Colombia Transforma Apoyo de subvenciones NDS

Terminos de Referencia | Colombia Transforma

Apoyo de subvenciones NDS

Resumen del Programa:

Este programa promueve un ambiente propicio para la paz sostenible en el departamento de Norte de Santander. Su objetivo es aumentar la habilidad del Gobierno para planear y ejecutar aspectos de respuesta rpida relacionados con el proceso de paz y promover la colaboracin entre actores territoriales para liderar la implementacin del acuerdo de paz.

I. INFORMACIN GENERAL DEL CONTRATO

Nombre de la consultora: Apoyo Administrativo y financiero al rea de subvenciones NDS

Lugar de ejecucin: Ccuta - Ocaa

Tiempo del contrato: La duracin de asignacin es de 3 meses con posibilidad de extensin

II. OBJETO DEL CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS

Apoyar a la Especialista de Subvenciones (GS) en la elaboracin y revisin de documentos de subvenciones relacionados con la actualizacin y verificacin del archivo fsico y electrnico de las actividades; revisin de documentos para pagos de hitos y revisin de productos e informes de los consultores contratados en el marco de las actividades; y apoyo en la revisin de los informes financieros de las ejecuciones presupuestales de los convenios. Con desplazamientos a cualquiera de los municipios del departamento Norte de Santander donde opera el Programa.

III. ACTIVIDADES A REALIZAR

1. Brindar apoyo administrativo y financiero para actividades bajo subvenciones, segn lo solicitado por el Especialista en Subvenciones (GS, por sus siglas en ingls) y el Gerente de Contratos y Donaciones (GCM por sus siglas en ingls).
2. Organizar, escanear y archivar la informacin relacionada con las subvenciones y las actividades administrativas segn sea necesario.
3. Brindar apoyo en el mantenimiento de archivos fsicos y electrnicos de las actividades con la documentacin precisa, actualizada y completa sobre el programa de acuerdo con las listas de chequeo y mantenerlos actualizados en las carpetas fsicas, en el servidor de Transforma y en la base de datos de actividades.
4. Realizar la verificacin en listas (ATV por sus siglas en ingls), de los beneficiarios, consultores y subcontratistas.
5. Ayudar a mantener una lista actualizada de los consultores y donatarios y colaborar con la obtencin y organizacin de la documentacin de apoyo sobre las actividades, incluyendo las legalizaciones de los gastos de viaje y soportes de los productos.
6. Hacer seguimiento a los vencimientos de las actividades, convenios, hitos y contratos de consultora e informes.
7. Realizar la revisin de los hitos entregados por los donatarios bajo convenios FAA y coordinar con el Oficial de campo (FO) responsable de la actividad los ajustes a que haya lugar.
8. Realizar la revisin de los productos e informes presentados por los consultores de las actividades; as como la revisin de los pagos de seguridad social y coordinar con los consultores los ajustes a que haya lugar.
9. Realizar y hacer seguimiento a la ejecucin financiera de las actividades ejecutadas bajo mecanismo FAA y realizar desplazamientos a campo cuando se requiera.
10. Cualquier otro deber que podr determinar el GS o el GM.
11. Mantener absoluta discrecin y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeo de sus funciones.

IV. INFORMES, ESPECIFICACIONES Y FECHAS DE ENTREGA

Para el desarrollo de estos informes el consultor entiende que debe coordinar con la Fundacin MSI la logstica, solicitud y legalizacin de viajes a territorio, as como se solicita disponga del tiempo para tener reuniones con el equipo de Colombia Transforma en pro de tener informes de calidad, concretos y articulados con la Fundacin MSI Colombia Transforma.

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Descripcin del Informe

Fecha mxima entrega

1

Informe mensual de las actividades desarrolladas durante el mes, objetivo y tareas especficas

30/10/2018

2

Informe mensual de las actividades desarrolladas durante el mes, objetivo y tareas especficas

30/11/2018

3

Informe mensual de las actividades desarrolladas durante el mes, objetivo y tareas especficas

30/12/2018

V. PERFIL

Profesional o estudiante de ltimos semestres en administracin, contadura pblica u otra disciplina relacionada

Experiencia

• Experiencia en la gestin administrativa y / o financiera.
• Experiencia en el rea de subvenciones, preferiblemente con programas de USAID.

Competencias

• Conocimientos de idioma Ingls preferido, pero no es obligatorio.
• Habilidades en manejo de Excel y Word.
• Habilidad para mantener en ejecucin y control varios procesos y/o actividades simultneas.
• Trabajo en equipo y habilidad para trabajar bajo presin y con alto volumen de trabajo.
• Disposicin para acatar instrucciones y procedimientos.

VI. REVISIN A LA CALIDAD DE LOS INFORMES

Una vez el Consultor entregue los informes relacionados en el tiempo pactado en la seccin IV de estos trminos de referencia. Los pasos a seguir son:

1. Entrega del informe por correo electrnico al supervisor del contrato - Especialista de Subvenciones (GS) del Programa Colombia Transforma NDS;
2. Entregar la hoja de clculo de honorarios (Invoice for services Anexo B del contrato), por correo electrnico al GS del Programa Colombia Transforma NDS;
3. Una vez se surta lo anterior, el consultor/contratista puede presentar impreso el informe aprobado, cuenta de cobro y/o factura, Hoja de clculo de honorarios. As como los pagos de seguridad social, salud, pensin y ARL acorde a especificaciones del contrato a la Fundacin MSI para el respectivo trmite de pago.

Para lo anterior y si MSI considera necesario, el consultor / contratista dispondr del tiempo y das para venir a las instalaciones de MSI para coordinar ajustes de productos y/o explicacin de stos.

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PI104458274

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